Microsoft 365 Alternativen im Unternehmenseinsatz

Microsoft 365 Alternativen im Unternehmenseinsatz: So haben wir einem Kunden zu mehr Unabhängigkeit und geringeren Kosten verholfen

Cloud-Services wie IMAP, Microsoft Teams, OneDrive oder Office 365 sind im Unternehmensalltag kaum wegzudenken. Doch sie sind nicht nur kostenintensiv, sondern bringen oft auch Einschränkungen bei Datenschutz und Kontrolle mit sich. In einem aktuellen Projekt haben wir einem mittelständischen Unternehmen dabei geholfen, genau diese Abhängigkeiten zu lösen – und das bei gleichbleibender Funktionalität, mehr Flexibilität und geringeren laufenden Kosten.

Ziel des Projekts: Weg von Microsoft – hin zu Open-Source-Lösungen

Der Kunde nutzte bislang Microsoft 365-Dienste, darunter Teams, OneDrive, IMAP-Mailserver und die kleinste verfügbare Office-Lizenz. Doch mit wachsendem Team stiegen auch die Kosten: Für den vollen Funktionsumfang wäre pro User eine Microsoft 365 E3 Lizenz notwendig – aktuell mit rund 40 € pro Nutzer und Monat ein erheblicher Posten.

Unsere Lösung: Der komplette Umstieg auf Open-Source-Produkte mit eigener Hosting-Infrastruktur. Die monatlichen Gesamtkosten dafür: nur rund 250 € für alle Dienste zusammen – unabhängig von der Nutzeranzahl.

Die eingesetzten Alternativen im Überblick

✅ Nextcloud – die sichere Cloud-Alternative zu OneDrive & Teams
Mit Nextcloud lassen sich Dateien sicher teilen, gemeinsam bearbeiten und sogar Videokonferenzen durchführen – komplett DSGVO-konform und auf dem eigenen Server gehostet.

✅ Bookstack – das smarte Wissensmanagement
Als Alternative zum internen Wiki und zur Dokumentenverwaltung kommt Bookstack zum Einsatz. Die einfache Oberfläche macht es Teams leicht, gemeinsam Inhalte zu erstellen und zu strukturieren.

✅ Mailcow – der selbst gehostete Mailserver
Statt IMAP wird nun Mailcow genutzt: eine zuverlässige, moderne Mailserver-Lösung mit Webmail, Kalender und Adressbuch – inklusive Spam-Filter und modernem Sicherheitsstandard.

✅ Authentik – Single Sign-On für alle Anwendungen
Mit Authentik können sich Mitarbeitende mit nur einem Login bei allen Systemen anmelden. Das erhöht die Sicherheit und vereinfacht die Benutzerverwaltung deutlich.

✅ TacticalRMM – die zentrale IT-Verwaltung
TacticalRMM bietet umfassende Fernwartungs- und Monitoring-Funktionen. Damit behalten wir alle Systeme im Blick und können schnell auf technische Herausforderungen reagieren.

Ergebnis: Mehr Kontrolle, weniger Kosten

Dank der Umstellung spart das Unternehmen monatlich mehrere Hundert Euro an Lizenzgebühren. Gleichzeitig bleiben alle wichtigen Funktionen erhalten – in einer Umgebung, die vollständig unter eigener Kontrolle steht. Die eingesetzten Systeme sind modular, skalierbar und passen sich flexibel an das Unternehmenswachstum an.

Warum sich dieses Konzept auch für andere Unternehmen lohnt

Viele Unternehmen greifen ganz selbstverständlich zu Microsoft 365, Teams oder OneDrive – einfach, weil diese Tools als Branchenstandard gelten. Doch oft wird dabei übersehen, dass es moderne, zuverlässige Alternativen gibt, die denselben Funktionsumfang bieten – und dabei kostengünstiger, flexibler und datenschutzfreundlicher sind.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann der Umstieg auf Open-Source-Lösungen viele Vorteile bringen:

✅ Bekannte Funktionen – neue Freiheit:
Ob Cloud-Speicher, E-Mail, Kalender, Videokonferenzen oder Teamarbeit – die gewohnten Anwendungsfälle lassen sich auch ohne Microsoft-Produkte zuverlässig abbilden.

✅ Kosten deutlich senken:
Statt hoher Lizenzgebühren pro Nutzer gibt es eine zentrale Lösung mit fixer monatlicher Pauschale – unabhängig von der Teamgröße.

✅ Mehr Datenschutz & Kontrolle:
Alle Daten bleiben im Unternehmen oder auf Wunsch in einem deutschen Rechenzentrum – keine Datenübertragung an US-Konzerne.

✅ Hohe Flexibilität:
Die eingesetzten Tools sind modular und wachsen mit dem Unternehmen mit – ganz ohne starre Lizenzmodelle.

✅ Unabhängigkeit von großen Anbietern:
Unternehmen können selbst entscheiden, welche Tools sie nutzen – ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Ökosystem.

Fazit:
Mit durchdachten Alternativen zu Microsoft 365 lassen sich leistungsfähige, sichere und kostengünstige IT-Infrastrukturen realisieren. Wir begleiten Sie gern beim Umstieg – von der Beratung bis zum Hosting.

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